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Camping exceptionnellement autorisé sur l'aéroport de Reims à l'occasion du rallye.


Organiser un événement aérien


Quand c'est carré ça tourne rond



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Le bilan financier

En chiffres bruts, l'événement a coûté 13 000 euros et en rapporté 7 200.
J'ai tout financé par moi-même. Aucun sponsor, ce n'est pas dans ma nature de quémander. L'aide matérielle que j'ai reçue se limite à deux postes : la mise à disposition durant une semaine d'un hangar de 700 m² pour les repas et le dortoir. Je tiens donc à remercier la société Reims Aerospace (réfection de peinture pour avions et ULM avec un strict respect des poids) et son gérant Serge Catoire . L'autre aide matérielle est le prêt du matériel de signalisation (80 cônes orange, 4 panneaux mobiles, 30m de palissade...) par la ville de Reims.
Le poste nourriture a coûté 2487 euros (traiteur) + 600 euros (paniers). Il est resté 60 repas non consommés, correspondant à la dizaine de désistements. L'organisation a distribué 2 400 litres de SP98. La location d'un autocar pour les deux visites a coûté 650 euros. Les visites culturelles ont coûté 480 + 360 euros. L'impression de 45 fly-books (34 pages en couleurs ) a coûté 350 euros (qui a déjà tiré des photos sur imprimante comprendra).
Pour les participants, le repas est compté 10 euros sans les boissons. Une formule ''open-bar'' à 15 euros a été proposée pour le seul repas du samedi soir et à 25 euros pour samedi soir et vendredi soir. Cela ouvrait droit au champagne à volonté et à un irish-coffee maison les vendredi et samedi soirs.
Quand j'ai lancé cet événement, je savais que je perdrais environ 5 500 euros. Le déficit s'élève finalement à 5 800 euros. Il faut s'enlever de la tête que les organisateurs de ce genre de rassemblement font du bénéfice. C'est absolument faux. Souvent les participants trouvent que la dépense trop élevée, mais ils ne se rendent pas compte de l'investissement que ce la représente, sans compter le boulot bénévole qui est fourni.


Les comptes d'une organisation comme celle-ci réclame beaucoup de précision afin de ne pas partir en live.


L'investissement

Plutôt que passer par la location de matériel, bien décidé à réitérer l'événement, Arnaud a opté pour l'acquisition : 20 plateaux de table de 3,50 m, 56 tréteaux, 140 mètres de bancs, 2 réchauds à gaz d'un kilowatt gamme pro, 2 gamelles alu ø 1,10 m, 5 machines à café... Le champagne a été négocié chez un vigneron ; du Blanc de Blanc pur Chardonnay.
J'ai pu obtenir un tarif de 13 euros la bouteille à condition d'en prendre une palette complète (72 caisses, soit 432 bouteilles) ! Ces quantités pourraient passer pour impressionnantes si la diffusion n'en était facilitée par la revente sans bénéfice.
Plusieurs participants en ont achetées pour arroser les repas, et certains en ont remportées à l'issue de l'événement. Ce sont au total presque 224 bouteilles qui sont parties. Le reste alimentera le prochain événement.


Les équipages avaient le choix entre le camping, la nuit en dortoir ou l'hôtel. La première option reste la plus conviviale et dans l'esprit ULM.


L'approvisionnement en carburant

Toujours au chapitre des investissements, j'ai fait l'acquisition d'une citerne Pegase à fixer qui est la seule à offrir une réelle sécurité et la seule à être homologuée pour le transport de carburant. Il s'agit d'un modèle 330 litres avec remorque, pompe de service, valve homologuée. C'est un placement de 3 086 euros qui, s'il ne se rentabilise que sur le (très) long terme, rend des services incomparables pour ce genre de manifestation. Sans parler de la sécurité. J'ai fait viser la remorque par le service des Douanes l'avant-veille de l'événement. Une précaution qui nous a évité un stress et une perte de temps lors de l'événement, puisque les douanes (toutes proches) ne sont même pas venues vérifier sur site. Le litre est vendu 1,75 euro quand on prend l'option retour d'excédent. Sans cette option, on peut vendre la SP98 1,50 euro.
Au plan légal seul un pétrolier peut vendre du carburant et aucune dérogation n'est envisageable. Avec l'aide d'un avocat, Arnaud a reçu un contrat de distribution d'essence pour le compte d'un pétrolier. Le contrat stipulant une ''vente à terme'' de carburant, Arnaud a commandé une quantité lambda (2700 litres dans le cas présent) moyennant un dépôt de caution. Les pilotes rédigent leur chèque à l'ordre du pétrolier. A l'issue de l'événement, Arnaud a rendu l'excédent de carburant et les comptes ont été régularisés.
Le transport et la distribution d'essence est une folie ! Il aurait été bien plus simple d'avitailler en 100LL à la pompe de l'aérodrome. Mais cela aurait insatisfait nombre de participants.


Les bénévoles préposés à la distribution de carburant.


L'organisation a tout prévu pour faciliter l'intendance ; la remorque est désormais un élément incontournable.



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