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Arnaud à la radio pour gérer guider les ULM à l'arrivée à Bar-sur-Seine.


Organiser un événement aérien


Quand c'est carré ça tourne rond



Accès rapides


Formalités utiles et obligatoires

L'assurance est un poste qui a fait l'objet de plusieurs rencontres avec la DGAC de Metz, la BGTA de Reims et la Mairie. Le statut juridique de l'événement est ''une concentration volontaire de pilotes'' (non ouverte au public). Cette définition implique que l'assurance de l'événement se résume à l'addition des assurances individuelles de chaque participant. Ainsi, chaque pilote (ou machine) étant assuré (RC mini) comme la Loi l'impose, il n'y a de ce côté aucune démarche à la charge de l'organisateur. Il en va autrement dans le cas d'une manifestation aérienne (ouverte au public).
Je me suis rendu volontairement à la BGTA (brigade de la gendarmerie des transports aériens) pour déclarer l'événement. J'ai déposé la liste des pilotes et fait de même à la Mairie, à 'aérodrome de Reims-Prunay, à la Base Aérienne de Reims et encore évidemment à la DSAC NE de Metz pour les autorisations exceptionnelles de posé. J'ai donné une copie de toutes les autorisations obtenues auprès de la DGAC, afin de gagner du temps lorsqu'une brigade se pointera sur l'aérodrome de Reims ou celui de Bar-sur-Seine.
Sur un plan légal, le dépôt de NOTAM pour un ''rassemblement volontaire de pilotes'' sur un aérodrome n'est pas obligatoire. C'est toutefois une sécurité supplémentaire apportée à tous les pilotes, ceux qui assistent à l'événement comme ceux qui volent alentour. Ainsi, 7 NOTAMs ont été diffusés pour Reims-Prunay : autorisation aux ULM munis de radio de se poser à Prunay ; concentration d'ULM sur Prunay ; interdiction des procédures IFR à Prunay ; vols d'instruction à Prunay réservé aux basés ; vols planeur réservés aux basés ; mouvements des aéronefs basés à certains horaires ; mouvements des ULM à d'autres horaires ; accueil des vols CAP sur PPR et à certains horaires ; création pour 48 h de taxiways et parking ULM + 1 NOTAM sur l'aérodrome à usage restreint de Bar-sur-Seine (concentration d'ULM) + 1 Air SUP AIP sur la CTR de Reims Champagne (concentration d'ULM sans contact radio et sans transpondeur).


Huit NOTAMs et un Air SUP AIP ont été déposés pour permettre à une quarantaine d'ULM d'évoluer en toute sécurité et dese poser sur un AD à usage restreint.


Les signes d'un événement bien préparé

S'inscrire et décider de participer à un rassemblement aéronautique ne se fait pas à la légère. Il y a le coût d'une telle sortie (inscription, frais, carburant...) ; et puis les offres nombreuses aux beaux jours peuvent conduire à faire de bons ou de mauvais choix. Un signe qui ne trompe pas : la publicité qui est faite autour du projet d'événement. Le club Tartempion qui annonce un barbecue par mail, sans date arrêtée, sans précision sur les conditions... c'est sympa, mais ça ne fait pas sérieux. En revanche, comme ce fût le cas pour ''les 1ers rallyes de Reims'' d'Arnaud Gillard, une publicité faite très à l'avance, publiée dans des supports institutionnels, avec dates de report, description détaillée de l'événement, contacts de l'organisateur, production de cartes, éventuellement de documents administratifs (VAC modifiée, NOTAM...), livraison de carburant, mise à disposition de douches et WC ou dortoirs, sont les signes d'un projet mature qui a toutes les chances d'être réussi. Ceci ne doit surtout pas conduire à snober les très agréables visites aux clubs locaux pour une grillade. On parle ici d'investissement sur une sortie lointaine, avec des activités construites. Les ''1ers rallyes de Reims'' sont en ce sens un exemple d'événement parfaitement organisé.


La communication est un poste primordial pour réussir un événement. Elle doit être complète, mais pas étouffante : il faut penser aux organes de relais (médias) qui souhaitent gagner du temps lors de la rédaction des insertion.


Stimulation

La récompense d'une telle organisation, quand elle est réussie et qu'aucun problème n'en ternit le résultat, vient des participants eux-mêmes. J'ai reçu 40 messages électroniques dans les 48 heures qui ont suivi l'événement, pour me remercier et me féliciter. Ces éloges m'ont apporté une grande satisfaction et m'ont donné l'énergie pour réitérer l'expérience l'année prochaine, avec des améliorations et évidemment des thèmes différents.


Correction des rallyes et remise des prix à la fin de l'événement. Les participants ont apprécié sans réserve l'oganisation et l'ambiance.









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